La gestión de registros en el Distrito Escolar de Yakima se realiza de acuerdo con las leyes estatales y federales de Washington. Específicamente, el programa opera bajo RCW 40.14 Preservación y Destrucción de Registros Públicos. La privacidad y el acceso a los registros se rigen por la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA) (20 U.S.C. § 1232g; 34 CFR Parte 99) y la Ley de Registros Públicos (Capítulo 42.56 RCW).

El departamento de gestión de registros del Distrito Escolar de Yakima es responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de todos los registros.

Los registros incluyen, entre otros, los generados para la administración del distrito, la junta directiva, las instalaciones, las finanzas, los recursos humanos/nóminas, el transporte, los registros de referencia generales y técnicos, y los registros educativos de los estudiantes.

Los registros son vitales en el funcionamiento general de todos los distritos escolares y organismos gubernamentales estatales. Sirven como memoria de una organización, un registro de eventos pasados y una base para acciones futuras. Ninguna actividad gubernamental puede llevarse a cabo sin las pruebas documentadas que contienen los registros. Todos los documentos de archivo tienen un ciclo de vida, que comienza con su creación y termina con su eliminación. La gestión eficaz de los registros es mucho más compleja que la simple creación de un sistema de archivo y almacenamiento, sino que consiste en el control de toda la información registrada a lo largo de su ciclo de vida:

• Creación: Un registro se crea cuando se recibe o genera información por primera vez.
• Almacenamiento activo: Un registro está en su fase activa mientras se utiliza o se hace referencia a él regularmente en el curso de la actividad.
• Almacenamiento inactivo: Un documento de archivo pasa a la fase inactiva cuando se necesita con menos frecuencia, pero debe conservarse por motivos legales, fiscales o administrativos.
• Disposición final: Un documento de archivo se encuentra al final de su ciclo de vida cuando ha superado su período de conservación y ya no es necesario para llevar a cabo su actividad. El mayor porcentaje de todos los documentos creados se destruirá al final de su ciclo de vida. El 3-5% restante tiene un valor permanente y se mantendrá en los archivos.

¿Qué es un registro público?

Casi todos los registros de un distrito escolar son públicos. A efectos de conservación y destrucción, un registro público, independientemente de su formato, fue realizado o recibido en relación con la transacción de asuntos públicos. RCW 40.14

Definición de registro público

Los "registros públicos" del distrito escolar incluyen cualquier "escrito" que contenga información relacionada con la conducta del distrito escolar o el desempeño de cualquier función preparada, poseída, utilizada o conservada por el distrito escolar, independientemente de su forma física o características.

Un "escrito", tal y como lo define la Ley de Registros Públicos, significa escribir a mano, a máquina, imprimir, fotocopiar, fotografiar y cualquier otro medio de registrar cualquier forma de comunicación o representación. RCW 42.56.010

Los registros del distrito escolar no incluyen las notas personales y los memorandos del personal que permanecen en la única posesión del fabricante y que no son generalmente accesibles o revelados a otras personas

Registros electrónicos

Los registros electrónicos, incluyendo el correo electrónico y el contenido de la web creado y recibido por el distrito en la transacción de los asuntos públicos, son registros públicos y se gestionan de acuerdo con todas las leyes y reglamentos que rigen la retención, divulgación, destrucción y archivo de los registros públicos. RCW 40.14

El distrito gestiona todos los registros del distrito, incluidos los electrónicos, de acuerdo con las disposiciones establecidas en los calendarios de conservación del estado. Los registros electrónicos se conservan en formato electrónico y permanecen utilizables, buscables, recuperables y auténticos durante el periodo de conservación designado.

Los registros públicos son propiedad del Estado y permanecen bajo la custodia legal de la oficina en la que fueron originalmente archivados. Los registros públicos en el Distrito Escolar de Yakima son destruidos o transferidos sólo de acuerdo con el Programa de Retención de Registros del Estado de Washington y los procedimientos de Administración de Registros del Distrito Escolar de Yakima.